Privacy Policy (AVG)

WKV RODA hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over
hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. WKV RODA houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor
deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn
beschreven in deze Privacy policy;
Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens
welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden
verwerkt;
Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking van uw
persoonsgegevens; voor leden van WKV RODA gebeurt dit door middel van
ondertekening van de Toestemmingsverklaring AVG;
Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen
zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig
is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt en er
een verwerkersovereenkomst is afgesloten;
Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop
willen wijzen en deze respecteren.

Als WKV RODA zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van deze Privacy Policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van Leden Persoonsgegevens van Leden worden door WKV RODA verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Administratieve doeleinden, inclusief financiële administratie, inning
contributie, indeling kantinediensten, indeling scheidsrechters, etc.
(hiervoor wordt het programma Sportlink KNKV gebruikt);
Deelname aan competities KNKV (hiervoor zijn behalve naam ook geslacht
en geboortedatum van belang);
Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven, uitnodigingen
voor bijeenkomsten en/of gerichte contacten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

De lidmaatschap van WKV RODA, ondertekening Toestemmingsverklaring
AVG.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan WKV RODA de volgende persoonsgegevens van u (voor jeugdleden ook van de ouders/verzorgers) vragen:

Voornaam;
Tussenvoegsel;
Achternaam;
Geslacht;
Adres, Postcode, Woonplaats
Telefoonnummer;
E-mailadres;
Geboortedatum;
Bankgegevens;
Lidmaatschapsnummer;
Sportspecifieke diploma’s;
Datum start lidmaatschap;
Verklaring Omtrent Goed Gedrag (VOG – indien van toepassing)
Datum einde lidmaatschap.

Door de Toestemmingsverklaring AVG te ondertekenen (dit kan zowel schriftelijk als elektronisch), stemmen Leden toe met het verwerken van deze persoonsgegevens. Hierbij kan ook worden aangegeven indien er voor bepaalde gegevens geen toestemming wordt gegeven voor verwerking. Uw persoonsgegevens worden door WKV RODA opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de periode dat men lid is en daarna alleen in de financiële
administratie voor maximaal 7 jaar (dit laatste is een wettelijke
verplichting).
Voornaam, Tussenvoegsel en Achternaam, evenals datum begin en einde
lidmaatschap voor onbepaalde tijd in het kader van het documenteren van
de verenigingsgeschiedenis (tenzij hiervoor in de toestemmingsverklaring
geen toestemming voor is verleend).

Verwerking van persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees

Persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees worden door WKV RODA verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

Lidmaatschap WKV RODA, lidmaatschap Club van 100, overige verzoeken
tot ontvangen Nieuwsbrief (bijvoorbeeld van donateurs of lokale media);

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan WKV RODA de volgende persoonsgegevens van u (voor jeugdleden ook van de ouders/verzorgers) vragen:

Voornaam;
Tussenvoegsel;
Achternaam;
E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door WKV RODA opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: Gedurende de periode dat men lid is van WKV RODA, de Club van 100 of op andere wijze is aangemeld voor ontvangst van de Nieuwsbrief.

Verwerking van persoonsgegevens van sponsoren

Persoonsgegevens van sponsoren worden door WKV RODA verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven, uitnodigingen
voor bijeenkomsten en/of gerichte contacten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

Sponsorovereenkomst;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan WKV RODA de volgende persoonsgegevens van u vragen:

Voornaam;
Tussenvoegsel;
Achternaam;
(Zakelijk) Telefoonnummer;
(Zakelijk) E-mailadres;
Naam Bedrijf
Adresgegevens (NAW) Bedrijf

Uw persoonsgegevens worden door WKV RODA opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de periode dat men actief is als sponsor van WKV RODA.

Verwerking van persoonsgegevens van leveranciers

Persoonsgegevens van leveranciers worden door WKV RODA verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
Het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

De overeengekomen opdracht;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan WKV RODA de volgende persoonsgegevens van u vragen:

Voornaam;
Tussenvoegsel;
Achternaam;
(Zakelijk) Telefoonnummer;
(Zakelijk) E-mailadres;
Geslacht.

Uw persoonsgegevens worden door WKV RODA opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de
financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven
doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

Het organiseren van competities en bijbehorende wedstrijden (KNKV);
Het verzorgen van de (financiële) administratie;
Het verzorgen van onze website en verzending en opmaak van de
nieuwsbrief.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn
WKV RODA bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

Alle personen die namens WKV RODA van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onzesystemen;
We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
Onze leden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken. Dit kan o.a. via het AVG Contact formulier op de WKV RODA website.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Dit is mogelijk via het AVG Contact formulier op de WKV RODA website of via direct contact met het bestuur van WKV RODA. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen
Als u naar aanleiding van deze Privacy Policy nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens
WKV RODA
Torenstraat 6 1551 BL Westzaan
Tel: (075) 628 8047
Bestuur@wkvroda.nl